¿Como evitar desperdiciar el tiempo en largas reuniones de trabajo?
En ocasiones nos encontramos en reuniones de trabajo que parecen que no llegarán a algún lado; los participantes van de un tema a otro, todos hablan solo de lo que les interesa, pero no se concretan acuerdos que puedan generar beneficios para la organización; sin mencionar el desperdicio de tiempo de todos los asistentes.
En lugar de mantenerte como mero espectador de la reunión, discretamente toma el control. Se lo suficientemente valiente para proponer una solución:
- Juega a ser Ingenuo. Pídele a alguien en la sala de juntas, preferiblemente al mejor comunicador, que te ayude a entender cual es el problema que se intenta solucionar y que se necesita para lograrlo.
- Identifica a la persona que toma las decisiones. Algunas reuniones se paralizan porque nadie sabe quien es el responsable de tomar la decisión. Investiga quien es y pregúntale si está listo para decidir.
- Lleva a las personas correctas a la reunión. ¿Hay algún ausente cuya presencia sea importante? Sugiere reprogramar la reunión para un momento en el que estén presentes todas las personas necesarias para alcanzar acuerdos importantes.
Antes de realizar cualquier reunión es necesario que exista una agenda clara y específica, donde se asiente claramente cuales son los objetivos de la misma, y los resultados o acuerdos que se desean alcanzar. Es muy importante que todos los asistentes a la reunión conozcan previamente la agenda establecida, con el fin de que lleguen preparados y documentados, y la participación de cada uno resulte mucho más útil y productiva.
Fuente: HBR Tip Of The Day.
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