Desde hace algún tiempo Google entró en la batalla del software de oficina con su nueva herramienta Google Docs (aun en su versión Beta) para competir de manera directa contra el poderoso Office de Microsoft y las no tan populares StarOffice de Sun Microsystems y Open Office (Software Libre). El propio StarOffice, así como Open Office ya vienen ofreciendo algunas ventajas sobre MS Office como el costo (gratis) y su mayor portabilidad (funcionan tanto en Linux como Windows y Solaris) que aún no han logrado cautivar a los usuarios, sin embargo, Google Docs cuenta con varias ventajas adicionales sobre estas dos herramientas de mayor antiguedad, que podrían comenzar a desviar la atención de los usuarios hacia esta nueva suite de programas de oficina.
Google Docs ofrece por ahora las 3 herramientas de oficina más comúnmente utilizadas por los usuarios como son: el editor de documentos, la hoja de cálculo y la herramienta para presentaciones y en este momento se encuentran ya en una etapa de gran funcionalidad al incluir una gran parte de las funciones y características básicas de MS Office, además de otras funcionalidades nuevas creadas por Google.
Desde mi punto de vista, las principales ventajas de Google Docs sobre MS Office son las siguientes:
1.- No es necesario realizar una Instalación. Para utilizar Google Docs no tienes que instalar nada en tu computadora. Únicamente tienes que suscribirte al servicio de Google Docs para comenzar a crear tus documentos. Obviamente, es necesario el acceso a Internet para poder utilizar Google Docs, lo cual pudiera suponer una desventaja para algunos.
2.- Precio (Gratuito). Google Docs, como muchas otras herramientas de Google es completamente gratis, y por ahora no incluye publicidad.
3.- Mejor Disponibilidad de la Información. Cuando creas tus documentos en Google Docs estos quedan almacenados en un servidor de Google por lo que estarán disponibles siempre que tengas a la mano una computadora o dispositivo móvil con acceso a Internet. Una gran ventaja de esto es que ya no necesitas copiar tus documentos en un medio de almacenamiento portátil (memoria USB, disco duro, CD, etc) para transportarlos.
4.- Menor Uso de Recursos. Como todos tus documentos se almacenan en los servidores de Google, no necesitas guardar nada en el disco duro de tu computadora, ahorrando con esto una buena cantidad de espacio. La única pregunta que queda aquí es ¿Qué pasará con la carpeta Mis Documentos de Windows?
5.- Actualizaciones Frecuentes. Algo muy notable para los usuarios de Google Docs es que siempre nos estamos encontrando con novedades en esta herramienta. El equipo de desarrollo de Google Docs se encuentra de manera permanente haciendo mejoras y agregando nuevas funciones y opciones. Estas mejoras y nuevas funciones son agregadas sin que el usuario tenga que hacer nada más que aprender a utilizarlas. En la parte superior de Google Docs se encuentra de manera permanente un enlace con el título Nuevas Funciones.
6.- Mayor Compatibilidad. Los documentos creados con Google Docs pueden ser exportados y descargados con los formatos más populares como son los de MS Office (doc, xls,ppt), HTML y PDF (Acrobat) de manera natural y sencilla.
7.- Trabajo colaborativo. Google Docs te permite compartir tus documentos con otros usuarios para que puedan trabajar en ellos de forma colaborativa, lo cual es muy útil para los grupos de trabajo. Para ello solo deberás enviar una invitación que es recibida vía correo electrónico.
8.- Organización de Archivos. Google Docs cuenta con un excelente organizador de archivos que te permite administrar tus documentos de manera sencilla y eficiente. Este administrador clasifica automáticamente tus archivos por frecuencia de uso, permite crear carpetas y archivos, compartir y ocultar documentos, resaltar documentos importantes, examinarlos por autor y por supuesto utilizar un excelente buscador para encontrarlos facilmente.
9.- Importación de Archivos. Google Docs permite importar de forma sencilla documentos elaborados con MS Office y Open Office, conservando la mayor parte del formato de la información.
10.- Notificación de cambios. Puedes configurar tu documento de Google Docs para que automáticamente te informe cuando un colaborador realice algún cambio. Incluso puedes crear reglas para ser notificado sobre cambios en lugares específicos del documento.
Existen varias ventajas más al utilizar Google Docs, como es la posibilidad de contribuir a su mejora agregando tus propios artilugios (trozos de código para realizar una nueva función en tu documento) y otras funciones específicas de cada herramienta que seguramente cautivarán a más de uno.
Espero que puedas comentar aquí tus experiencias utilizando Google Docs.
Esto del google docs es la leche. Bravisimo