Como enfocarnos en los proyectos importantes

Una de las cosas que más abruman a una gran cantidad de personas en todo el mundo es la organización de su tiempo y sus proyectos y actividades cotidianas. Es muy común escuchar expresiones como «no tengo tiempo» cuando se hace referencia a actividades importantes como hacer ejercicio, capacitarse o invertir tiempo en mejorar las relaciones con otras personas. Efectivamente es imposible realizar todas las actividades que queremos y en muchas ocasiones son incompatibles, por ejemplo, es muy complicado dedicarse a ver televisión 4 o 5 horas diarias y al mismo tiempo pensar en emprender un negocio o comenzar un nuevo programa de ejercicios.

En realidad el problema no es la falta de tiempo, ya que todas las personas, sin excepción, tenemos 24 horas al día y sin embargo, existen algunas personas que logran realizar mucho más con el tiempo que tienen disponible. La diferencia radica básicamente en lo que cada persona hace o deja de hacer con su tiempo.

Existe una gran cantidad de actividades cotidianas que las personas deseamos realizar, como trabajar en la oficina, asearnos, tomar alimentos, divertirnos, mejorar nuestra casa, ir al cine, tomar vacaciones, planear, descansar, dormir y muchísimas más. El secreto de las personas exitosas no es llevar una agenda saturada con todas estas actividades sino su capacidad para establecer prioridades.

Stephen Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente áltamente efectiva categoriza todas estas actividades en grupos: importantes, no importantes, urgentes, no urgentes. En base a estas categorías nos muestra su reconocido esquema de cuadrantes donde se intersectan y relacionan los distintos grupos.

Cuadrantes de Stephen Covey
En el primer cuadrante encontramos las actividades que son importantes y a la vez urgentes, como pueden ser atender una crisis, una enfermedad, cumplir con la fecha límite de un proyecto importante, etc. En el cuadrante 2 encontramos las actividades importantes que no son urgentes, como la prevención de futuros problemas, por ejemplo impermeabilizar el techo de la casa para evitar goteras en época de lluvias, planear proyectos, capacitarnos y trabajar en mejorar la relación de pareja, etc. En el cuadrante 3 se encuentran las actividades no importantes y urgentes, como pueden ser atender llamadas teléfonicas o mensajes de correo electrónico, atender reuniones improvisadas, ver un evento en televisión en vivo, etc. En el cuarto cuadrante encontramos las actividades no importantes y no urgentes, como pueden ser: ver programas de televisión, jugar videojuegos, chismear, etc.

Ciertamente podemos realizar actividades de los 4 cuadrantes, sin embargo, es necesario definir y establecer de forma correcta las prioridades de cada una de ellas.

Para realizar una priorización adecuada de actividades, es necesario tener presentes nuestros principales propósitos de vida, así como los objetivos más importantes que deseamos conseguir a largo plazo, por ejemplo, si uno de nuestros propósitos de vida es formar hijos sanos y con principios y valores adecuados, deberemos entonces establecer una prioridad mayor a la convivencia con nuestros hijos y a participar de manera activa en su educación y formación y dejar en un segundo término otras actividades menos importantes como asistir a fiestas y reuniones sociales o a ver televisión. En este caso dar una mayor prioridad significa que asignaremos una mayor cantidad de tiempo a la convivencia con nuestros hijos que la que dedicamos a las fiestas y además deberemos atender las necesidades de formación de estos antes de pensar en asistir a una reunión o evento social.

Para cada persona, sin embargo, las prioridades serán distintas; lo importante es que vayan de acuerdo con sus principios fundamentales, ya que al presentarse incongruencias entre las actividades y los principios estaremos comenzando a crearnos frustraciones, problemas para cumplir nuestros compromisos con otros y con nosotros mismos y por consecuencia altos niveles de estrés.